Temeljem stavka 1. članka 20a. Pravilnika o registru vinograda, obveznim izjavama, pratećim dokumentima, podrumskoj evidenciji i proizvodnom potencijalu (»Narodne novine«, br. 48/14, 83/14, 147/14 i 110/16) (u daljnjem tekstu: Pravilnik) prilikom uvoza vina (u rinfuzi i pretpakovinama do 60 litara), osoba koja obavlja djelatnost trgovine vinom mora u roku od dva dana nakon ulaska pošiljke na teritorij Republike Hrvatske, prije primjene bilo kakvog postupka s vinom u rinfuzi (punjenje pretpakovina) odnosno prije stavljanja pretpakovina iz uvoza u promet, evidentirati ulaz količina vina u podrumsku evidenciju i o tome obavijestiti poljoprivrednu inspekciju nadležnu za vinarstvo (u daljnjem tekstu: poljoprivredna inspekcija).
Obavijest za poljoprivrednu inspekciju da je pošiljka stigla na odredišno mjesto (odredišnu točku), da je uvedena u podrumsku evidenciju te da je spremna za uzorkovanje se dostavlja pisanim putem na Ministarstvo poljoprivrede, Ulica grada Vukovara 78, 10000 Zagreb s naznakom (Obavijest za poljoprivrednu inspekciju nadležnu za vinarstvo) ili elektroničkom poštom na inspekcija-vino@mps.hr.
U obavijesti treba dostaviti podatke o uvozniku, vrsti i veličini pakovina, količini vina odnosno količini vina u rinfuzi, zemlji podrijetla i izvozniku (preslika/sken V 1 dokumenta) te o mjestu i točnoj adresi na kojoj se vino iz pošiljke nalazi, odnosno o postupanju temeljem stavka 4. članka 20a. Pravilnika ako je osoba koja obavlja trgovinu vinom radi ocjene sukladnosti proizvoda s vrijednostima navedenim u VI 1 dokumentu o svom trošku dostavila uzorak vina Zavodu.